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Hotline: 0800 - 900 89 89 info@pcak.de

Informationspflichten nach Art.13 DSGVO für externe Vorgänge

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei

1. Angeboten
2. bAV-Administration
3. bAV-Consulting
4. Bewerbungen
5. Elektronischer Zahlungsverkehr
6. Gutachtenerstellung
7. Kontaktdaten von Geschäftspartnern
8. Mahnungen
9. Newsletterversand
10. Rechnungen
11. Seminarverwaltung

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummer.

A) Kontaktdaten und betrieblicher Datenschutzbeauftragter
 Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Absatz 7 DSGVO ist p.c.a.k. pension & compensation consultants GmbH, Ludwig-Thoma-Str. 4, 85649 Brunnthal, info@pcak.de. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von p.c.a.k. pension & compensation consultants GmbH ist unter der o.g. Anschrift, zu Händen der Abteilung Datenschutz oder dem Datenschutzkorrdinator, bzw. unter datenschutz@pcak.de erreichbar.

B) Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es

zu 1.: betreffend das Verfahren Angebote um eine empfangsbedürftige Willenserklärung abzugeben, die alle vertragswesentliche Bestandteile enthält und durch die ein Vertragsabschluss einem anderen so angetragen wird, dass das Zustandekommen des Vertrages nur noch von dem Einverständnis des Empfängers abhängt. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Interessent oder Kunde kein Angebot erhalten können und ggf. ein Vertrag nicht zustande kommen kann.

zu 2.: betreffend das Verfahren bAV-Administration um eine umfassende Betreuung der betrieblichen Altersversorgung zu erfüllen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung der Erfüllung des Vertrages. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Erfüllung des Vertrages nicht möglich ist.

zu 3.: betreffend das Verfahren bAV-Consulting um eine Beratungsleistung der betrieblichen Altersversorgung zu erfüllen.  Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung der Erfüllung des Vertrages. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Erfüllung des Vertrages nicht möglich ist.

zu 4.: betreffend das Verfahren Bewerbung um eine Bewerbung zu bearbeiten, die ein Angebot eines Arbeitsuchenden an einen Arbeitgeber in der Wirtschaft oder im öffentlichen Dienst zur Begründung eines Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses darstellt. Diese wird vom Bewerber per Email oder per Post an das Unternehmen geschickt. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke von vorvertraglichen Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Bewerber nicht eingestellt werden kann

zu 5.: betreffend das Verfahren Elektronischer Zahlungsverkehr um gegebenenfalls noch beleghaft eingereichte Zahlungsaufträge, auf EDV-Medien zu erfassen und im Verrechnungsverkehr zwischen den Kreditinstituten im beleglosen Datenträgeraustauschverfahren abzuwickeln (Bargeldloser Zahlungsverkehr). Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu bzw. zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Zahlungen von offenen Forderungen, das Einziehen von Verbindlichkeiten nicht möglich ist

zu 6.: betreffend das Verfahren Gutachtenerstellung um die Erstellung von versicherungsmathematischen Gutachten zu erfüllen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung der Erfüllung des Vertrages. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Erfüllung des Vertrages nicht möglich ist.

zu 7.: betreffend das Verfahren Kontaktdaten von Geschäftspartnern um Kontaktdaten von Geschäftspartnern wie Lieferanten und Interessenten zu sammeln, die in Kontaktordnern gespeichert werden, um langfristig angelegte, an ökonomischen Zielen ausgerichteten Interaktionen zwischen zwei Wirtschaftssubjekten zu erreichen, aus denen Geschäfte hervorgehen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass Geschäftspartner nicht kontaktiert werden können.

zu 8.: betreffend das Verfahren Mahnungen um die geschuldete Leistung des Schuldners durch den Gläubiger zu fordern. Ist die Schuld fällig, kommt der Schuldner durch die erfolglose Mahnung in Schuldnerverzug gemäß § 286 BGB. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages und auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass offene Forderungen nicht eingetrieben werden können.

zu 9.: betreffend das Verfahren Newsletterversand um mit Ihrer Einwilligung können Sie unseren Newsletter abonnieren, mit dem wir Sie über unsere aktuellen interessanten Angebote informieren. Die beworbenen Waren und Dienstleistungen sind in der Einwilligungserklärung benannt. Zu unserem Newsletter melden Sie sich mit dem sogenannten Double-opt-in-Verfahren an. Das heißt, dass Sie nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse zugesendet bekommen, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigen, werden Ihre Informationen gesperrt und nach einem Monat automatisch gelöscht. Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können.

Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist einzig Ihre E-Mail-Adresse. Die Angabe weiterer, gesondert markierter Daten ist freiwillig und wird verwendet, um Sie persönlich ansprechen zu können. Sie müssen diese Daten nicht angeben. Nach Ihrer Bestätigung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse zum Zweck der Zusendung des Newsletters. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO.

Ihre Einwilligung in die Übersendung des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen. Den Widerruf können Sie durch Klick auf den in jeder Newsletter-E-Mail bereitgestellten Link, per E-Mail an newsletter@pcak.de oder durch eine Nachricht an unsere im Impressum angegebenen Kontaktdaten erklären. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Diesem Tracking können Sie jederzeit widersprechen, indem Sie den gesonderten Link, den jeder Newsletter enthält, anklicken oder uns über einen anderen Kontaktweg informieren. Die Informationen werden solange gespeichert, wie Sie den Newsletter abonniert haben. Nach einer Abmeldung speichern wir die Daten rein statistisch und anonym.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass ein solches Tracking nicht möglich ist, wenn Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Anzeige von Bildern standardmäßig deaktiviert haben. In diesem Fall wird Ihnen der Newsletter nicht vollständig angezeigt und Sie können eventuell nicht alle Funktionen nutzen. Wenn Sie die Bilder manuell anzeigen lassen, wird das oben genannte Tracking durchgeführt.)

zu 10.: betreffend das Verfahren Rechnungen um ein Dokument zu erstellen, in dem ein Unternehmen seinen Kunden über das aufgrund eines Vertrages fällige Entgelt informiert. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages und auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Leistungen nicht abgerechnet werden.

zu 11.: betreffend das Verfahren Seminarverwaltung um alle relevanten Informationen, insbesondere Seminarinhalt, Zielgruppe und dergleichen, sowie verwaltungsspezifische Informationen wie Kosten, Anmelde- und Stornierungszeitraum, maximale Teilnehmerzahl und dergleichen, zu verwalten. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DSGVO i.V.m. §[ 26 Absatz1 BDSG-neu bzw. zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Seminare nicht besucht werden können, bzw. eine ordnungsgemäße Vorbereitung nicht stattfinden kann.

C) Wir übermitteln personenbezogene Daten an

  • Mitarbeiter (Angebote, bAV-Administration, bAV-Consulting, Bewerbung, elektronischer Zahlungsverkehr, Gutachtenerstellung, Kunden, Geschäftspartner, Mahnungen, Newsletterversand, Rechnungen, Seminarverwaltung)
  • Bewerber (Bewerbung)
  • Inkasso (Mahnungen, Rechnungen)
  • Personalberater / -vermittler (Bewerbung)
  • Interessenten (Angebote, Newsletterversand)
  • Kursteilnehmer (Seminarverwaltung)
  • Dienstleister (Gutachtenerstellung, bAV-Consulting)
  • Kunden (Angebote,bAV-Administration, bAV-Consulting, Gutachtenerstellung, Mahnungen, Newsletterversand, Seminarverwaltung)
  • Marketing-Agentur (Newsletterversand)
  • Steuerberater (bAV-Administration, bAV-Consulting, elektronischer Zahlungsverkehr, Gutachtenerstellung, Rechnungen)
  • Finanzamt (elektronischerZahlungsverkehr)
  • Geldinstitute (elek.Zahlungsverkehr, Mahnungen, Rechnungen)
  • Gerichte (bAV-Co nsulting, Mahnungen, Rechnungen)
  • Rechtsanwälte (bAV-Administration, bAV-Consulting, Gutachtenerstellung, Mahnungen, Rechnungen)
  • Insolvenzverwalter (Mahnungen)
  • Wirtschaftsprüfer (bAV-Administration, Gutachtenerstellung)

Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis vor-liegt.Teilweise bedienen wir uns externer Dienstleister mit Sitz im europäischen Wirtschaftsraum, um Ihre Daten zu verarbeiten.

Diese Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt, schriftlich beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Sie werden von uns regelmäßig kontrolliert. Die Dienstleister werden diese Daten nicht an Dritte weitergeben, sondern sie nach Vertragserfüllung und dem Abschluss gesetzlicher Speicherfristen löschen, soweit Sie nicht in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben. Eine Weitergabe kann wie folgt zum Zwecke der Aufgaben-/Vertragsabwicklung erforderlich sein:

  • 1&1 Email Postfach
  • DriveOnWeb: Datenspeicherung
  • Sipgate: VoIP Telefonanbieter
  • ScopeVisio: CRM System
  • Torsten Hoffmann: externer Sachverständiger
  • Hetzner: Hosting
  • Hörer & Flamme: Marketing Agentur

Die personenbezogenen Daten werden im Falle der Seminarverwaltung auch nach USA übermittelt. Ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission gemäß Artikel 45 Absatz 3 DSGVO liegt vor.

Darüber hinaus übermitteln wir gegebenenfalls Informationen zu dem entsprechenden Sachverhalt an einen Rechtsanwalt. Dies erfolgt, entsprechend den gesetzlichen Anforderungen, soweit es zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und der berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der betrieblichen Interessen auf der Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO.)

D) Technische Maßnahmen
Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik jeweils angepasst.

E) Dauer der Datenspeicherung
Soweit wir Ihre Kontaktdaten nicht für betriebliche Zwecke verarbeiten, speichern wir die für die erhobenen Daten solange bis der Zweck erfüllt wurde, zu dem die Daten erhoben wurden, und nicht mehr erforderlich sind oder bei

zu 1. Angebote bis zum Ablauf der Frist von 6 Jahren
zu 2. bAV-Administration bis zum Ablauf der Frist von 30 Jahre nach Versorgungsbeginn
zu 3. bAV-Consulting bis zum Ablauf der Frist von 30 Jahre nach Versorgungsbeginn
zu 4. Bewerbung bis zum Ablauf der Frist von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens
zu 5. Eletronischer Zahlungsverkehr bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 6. Gutachtenerstellung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 7. Kontaktdaten Geschäftspartner bis zum Ablauf der Frist von 30 Jahre nach Versorgungsbeginn
zu 8. Mahnungen bis zum Ablauf der Frist von 6 Jahren
zu 9. Newsletterversand keine Löschung
zu 10. Rechnungen bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 11. Seminarverwaltung bis zum Ablauf der Frist von 3 Jahren

Für die Fälle 2,3 bewahren wir nach Ablauf dieser Frist die nach Handels- und Steuerrecht erforderlichen Informationen des Vertragsverhältnisses für die gesetzlich bestimmten Zeiträume auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DSGVO auf. Für diesen Zeitraum (regelmäßig 10 Jahre) werden die Daten allein für den Fall einer Überprüfung durch die Finanzverwaltung erneut verarbeitet.) Nach Ablauf dieser Frist werden die für die Buchung von Dienstreisen erhobenen Daten gelöscht bzw. gesperrt, wenn ein Löschen nicht möglich ist.

F) Ihre Datenschutzrechte
Sie haben das Recht, von uns jederzeit über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Artikel 15 DSGVO) Auskunft zu verlangen. Dies betrifft auch die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung. Zudem haben Sie das Recht, unter den Voraussetzungen des Artikel 16 DSGVO die Berichtigung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikel17 DSGVO die Löschung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikel 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ferner können Sie unter den Voraussetzungen des Artikel 20 DSGVO jederzeit eine Datenübertragung verlangen sofern die Daten noch bei uns gespeichert sind.

Im Fall einer Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e DSGVO) oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO), können Sie der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Im Fall des Widerspruchs haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu unterlassen, es sei denn,

  • es liegen zwingende, schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder
  • die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

Wenn die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO). Unter den Voraussetzungen des Artikel 21 Absatz 1 DSGVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.

G) Kontakt
Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen, Widerrufe oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@pcak.de oder per Brief an die unter 1.  genannte Adresse. Für nähere Informationen verweisen wir auf den vollständigen Text der DSGVO, welcher im Internet hier verfügbar ist und unsere Datenschutzerklärung, welche im Internet unter www.pcak.de einsehbar ist. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über datenschutzrechtliche Sachverhalte zu beschweren.

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 27 (Schloss)
91522 Ansbach
Telefon: 0981/53-1300
Telefax: 0981/53-5300
poststelle@lda.bayern.de

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