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Hotline: 0800 - 900 89 89 info@pcak.de

Informationspflichten nach Art.13 DSGVO für externe Vorgänge

Im Folgenden informieren wir über die Erhe­bung personen­bezogener Daten bei

1. Angeboten
2. bAV-Administration
3. bAV-Consulting
4. Bewerbungen
5. Elektronischer Zahlungsverkehr
6. Gutachtenerstellung
7. Kontaktdaten von Geschäftspartnern
8. Mahnungen
9. Newsletterversand
10. Rechnungen
11. Seminarverwaltung

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummer.

A) Kontaktdaten und betrieb­licher Daten­schutz­beauf­trag­ter
 Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Absatz 7 DSGVO ist p.c.a.k. pension & compen­sation consultants GmbH, Ludwig-Thoma-Str. 4, 85649 Brunnthal, info@pcak.de. Der betrieb­liche Daten­schutz­beauftragte von p.c.a.k. pension & compen­sation consultants GmbH ist unter der o.g. Anschrift, zu Händen der Abteilung Daten­schutz oder dem Daten­schutz­korrdinator, bzw. unter daten­schutz@­pcak.de erreichbar.

B) Zwecke der Datenverarbeitung und Rechts­grund­lagen
Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weiter­gegeben, soweit es

zu 1.: betreffend das Verfahren Angebote um eine empfangs­bedürftige Willen­serklärung abzugeben, die alle vertrags­wesentliche Bestand­teile enthält und durch die ein Vertrags­abschluss einem anderen so ange­tragen wird, dass das Zustande­kommen des Vertrages nur noch von dem Ein­verstän­dnis des Empfängers abhängt. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke von vor­vertrag­lichen Maß­nahmen auf Anfrage der betrof­fenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Interes­sent oder Kunde kein Angebot erhalten können und ggf. ein Vertrag nicht zustande kommen kann.

zu 2.: betreffend das Verfahren bAV-Administration um eine umfassende Betreuung der betrieb­lichen Alters­versorgung zu erfüllen. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung der Erfüllung des Vertrages. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Erfüllung des Vertrages nicht möglich ist.

zu 3.: betreffend das Verfahren bAV-Consulting um eine Beratungs­leistung der betrieb­lichen Alters­versorgung zu erfüllen.  Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung der Erfüllung des Vertrages. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Erfüllung des Vertrages nicht möglich ist.

zu 4.: betreffend das Verfahren Bewerbung um eine Bewerbung zu bearbeiten, die ein Angebot eines Arbeit­suchenden an einen Arbeit­geber in der Wirt­schaft oder im öffen­tlichen Dienst zur Begründung eines Arbeits- oder Ausbildungs­verhältnisses darstellt. Diese wird vom Bewerber per Email oder per Post an das Unter­nehmen geschickt. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke von vor­vertrag­lichen Maß­nahmen auf Anfrage der betroffenen Person auf Grund­lage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Bewer­ber nicht ein­gestellt werden kann

zu 5.: betreffend das Verfahren Elektro­nischer Zahlungs­verkehr um gegebenen­falls noch beleg­haft eingereichte Zahlungs­aufträge, auf EDV-Medien zu erfassen und im Verrechnungs­verkehr zwischen den Kredit­instituten im beleglosen Daten­träger­austausch­verfahren abzuwickeln (Bargeldloser Zahlungs­verkehr). Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke des Beschäftigungs­verhältnisses auf Grund­lage des Artikel 88 Absatz 1 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu bzw. zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person auf Grund­lage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nichtbereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Zahlungen von offenen Forderungen, das Einziehen von Verbindlich­keiten nicht möglich ist

zu 6.: betreffend das Verfahren Gutachten­erstellung um die Erstellung von versicherungs­mathema­tischen Gutachten zu erfüllen. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung der Erfüllung des Vertrages. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Erfüllung des Vertrages nicht möglich ist.

zu 7.: betreffend das Verfahren Kontakt­daten von Geschäfts­partnern um Kontakt­­daten von Geschäftspartnern wie Lieferanten und Interes­senten zu sammeln, die in Kontakt­­ordnern gespeichert werden, um langfristig angelegte, an ökonomischen Zielen ausgerich­teten Inter­aktionen zwischen zwei Wirtschafts­subjekten zu erreichen, aus denen Geschäfte hervor­gehen. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages mit der betroffenen Person auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass Geschäfts­partner nicht kontaktiert werden können.

zu 8.: betreffend das Verfahren Mahnungen um die geschuldete Leistung des Schuldners durch den Gläubiger zu fordern. Ist die Schuld fällig, kommt der Schuldner durch die erfolglose Mahnung in Schuldner­verzug gemäß § 286 BGB. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages und auf Grund­lage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass offene Forderungen nicht einge­trieben werden können.

zu 9.: betreffend das Verfahren Newsletter­versand. Mit Ihrer Einwilli­gung können Sie unseren News­letter abonnieren, mit dem wir Sie über unsere aktuellen interes­santen Ange­bote informieren. Die beworbenen Waren und Dienst­leistungen sind in der Ein­willigungs­erklärung benannt. Zu unserem News­letter melden Sie sich mit dem sogenan­nten Double-opt-in-Verfahren an. Das heißt, dass Sie nach Ihrer Anmel­dung eine E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse zugesendet bekommen, in welcher wir Sie um Bestäti­gung bitten, dass Sie den Versand des News­letters wünschen. Wenn Sie Ihre Anmel­dung nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigen, werden Ihre Informationen gesperrt und nach einem Monat auto­matisch gelöscht. Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeit­punkte der Anmel­dung und Bestätigung. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nach­weisen und ggf. einen mögl­ichen Miss­brauch Ihrer persön­lichen Daten auf­klären zu können.

Pflichtangabe für die Über­sendung des News­letters ist einzig Ihre E-Mail-Adresse. Die Angabe weiterer, gesondert markierter Daten ist frei­willig und wird ver­wendet, um Sie persön­lich an­sprechen zu können. Sie müssen diese Daten nicht angeben. Nach Ihrer Bestätigung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse zum Zweck der Zusen­dung des News­letters. Rechts­grund­lage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO.

Ihre Einwilligung in die Über­sendung des News­­letters können Sie jederzeit widerrufen und den News­letter abbestellen. Den Wider­­ruf können Sie durch Klick auf den in jeder Newsletter-E-Mail bereit­gestellten Link, per E-Mail an newsletter@pcak.de oder durch eine Nach­richt an unsere im Impressum angege­benen Kontakt­daten erklären. Die Recht­mäßig­keit der aufgrund der Ein­willigung bis zum Widerruf erfolgten Daten­verar­beitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Diesem Tracking können Sie jederzeit wider­sprechen, indem Sie den gesonderten Link, den jeder Newsletter enthält, anklicken oder uns über einen anderen Kontakt­weg informieren. Die Informa­tionen werden solange gespeichert, wie Sie den News­letter abonniert haben. Nach einer Abmel­dung speichern wir die Daten rein statistisch und anonym.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass ein solches Tracking nicht möglich ist, wenn Sie in Ihrem E-Mail-­Programm die Anzeige von Bildern standard­mäßig deaktiviert haben. In diesem Fall wird Ihnen der News­letter nicht vollständig angezeigt und Sie können eventuell nicht alle Funktionen nutzen. Wenn Sie die Bilder manuell anzeigen lassen, wird das oben genannte Tracking durchgeführt.)

zu 10.: betreffend das Verfahren Rechnungen um ein Dokument zu erstellen, in dem ein Unter­nehmen seinen Kunden über das aufgrund eines Vertrages fällige Entgelt informiert. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Vertrages und auf Grund­lage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buch­stabe b DSGVO. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Leistungen nicht ab­gerech­net werden.

zu 11.: betreffend das Verfahren Seminar­verwaltung um alle relevanten Infor­ma­tionen, insbe­sondere Seminar­inhalt, Ziel­gruppe und dergleichen, sowie verwaltungs­spezifische Informa­tionen wie Kosten, Anmelde- und Stornierungs­zeitraum, maximale Teil­nehmer­zahl und dergleichen, zu verwalten. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke des Beschäf­tigungs­verhältnisses auf Grund­lage des Artikel 88 Absatz 1 DSGVO i.V.m. §[ 26 Absatz1 BDSG-neu bzw. zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person auf Grund­lage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Seminare nicht besucht werden können, bzw. eine ordnungs­­gemäße Vorbe­reitung nicht statt­finden kann.

C) Wir übermitteln personenbezogene Daten an

  • Mitarbeiter (Angebote, bAV-Administration, bAV-Consulting, Bewerbung, elektro­nischer Zahlungs­verkehr, Gutachtenerstellung, Kunden, Geschäfts­partner, Mahnungen, Newsletter­versand, Rechnungen, Seminar­verwaltung)
  • Bewerber (Bewerbung)
  • Inkasso (Mahnungen, Rechnungen)
  • Personalberater / -vermittler (Bewerbung)
  • Interessenten (Angebote, Newsletterversand)
  • Kursteilnehmer (Seminarverwaltung)
  • Dienstleister (Gutachtenerstellung, bAV-Consulting)
  • Kunden (Angebote,bAV-Administration, bAV-Consulting, Gutachten­erstellung, Mahnungen, Newsl­etter­versand, Seminarverwaltung)
  • Marketing-Agentur (News­letter­versand)
  • Steuerberater (bAV-Administration, bAV-Consulting, elektro­nischer Zahlungsverkehr, Gutachten­erstellung, Rechnungen)
  • Finanzamt (elek­tronischer Zahlungs­verkehr)
  • Geldinstitute (elek. Zahlungs­verkehr, Mahnungen, Rechnungen)
  • Gerichte (bAV-Co nsulting, Mahnungen, Rechnungen)
  • Rechtsanwälte (bAV-Administration, bAV-Consulting, Gutachten­erstellung, Mahnungen, Rechnungen)
  • Insolvenzverwalter (Mahnungen)
  • Wirtschaftsprüfer (bAV-Administration, Gutachten­erstellung)

Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.Teil­weise bedienen wir uns externer Dienst­leister mit Sitz im europäischen Wirtschafts­raum, um Ihre Daten zu verarbeiten.

Diese Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt, schriftlich beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Sie werden von uns regel­mäßig kontrolliert. Die Dienst­leister werden diese Daten nicht an Dritte weitergeben, sondern sie nach Vertrags­erfüllung und dem Abschluss gesetzlicher Speicher­fristen löschen, soweit Sie nicht in eine darüber hinausgehende Speicherung eingewilligt haben. Eine Weitergabe kann wie folgt zum Zwecke der Aufgaben-/Vertrags­abwicklung erforderlich sein:

  • 1&1 Email Postfach
  • DriveOnWeb: Datenspeicherung
  • Sipgate: VoIP Telefonanbieter
  • ScopeVisio: CRM System
  • Torsten Hoffmann: externer Sachverständiger
  • Hetzner: Hosting
  • Hörer & Flamme: Marketing Agentur

Die personenbezogenen Daten werden im Falle der Seminar­verwaltung auch nach USA über­mittelt. Ein Angemessen­heit­sbeschluss der Kommission gemäß Artikel 45 Absatz 3 DSGVO liegt vor.

Darüber hinaus übermitteln wir gegebenenfalls Informationen zu dem entsprechenden Sach­verhalt an einen Rechts­anwalt. Dies erfolgt, entsprechend den gesetz­lichen Anforderungen, soweit es zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und der berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Ihre Interessen oder Grund­rechte und Grundfrei­heiten, die den Schutz personen­bezogener Daten erfordern, überwiegen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der betrieb­lichen Interessen auf der Grund­lage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO.)

D) Technische Maßnahmen
Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewähr­leistung des Schutzes personen­bezogener Daten. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik jeweils angepasst.

E) Dauer der Datenspeicherung
Soweit wir Ihre Kontaktdaten nicht für betrieb­liche Zwecke verarbeiten, speichern wir die für die erhobenen Daten solange bis der Zweck erfüllt wurde, zu dem die Daten erhoben wurden, und nicht mehr erforder­lich sind oder bei

zu 1. Angebote bis zum Ablauf der Frist von 6 Jahren
zu 2. bAV-Administration bis zum Ablauf der Frist von 30 Jahre nach Versorgungs­beginn
zu 3. bAV-Consulting bis zum Ablauf der Frist von 30 Jahre nach Versorgungs­beginn
zu 4. Bewerbung bis zum Ablauf der Frist von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungs­verfahrens
zu 5. Eletronischer Zahlungsverkehr bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 6. Gutachtenerstellung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 7. Kontaktdaten Geschäftspartner bis zum Ablauf der Frist von 30 Jahre nach Versorgungs­beginn
zu 8. Mahnungen bis zum Ablauf der Frist von 6 Jahren
zu 9. Newsletterversand keine Löschung
zu 10. Rechnungen bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 11. Seminarverwaltung bis zum Ablauf der Frist von 3 Jahren

Für die Fälle 2,3 bewahren wir nach Ablauf dieser Frist die nach Handels- und Steuer­recht erforder­lichen Informationen des Vertrags­verhältnisses für die gesetzlich bestimmten Zeiträume auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DSGVO auf. Für diesen Zeitraum (regelmäßig 10 Jahre) werden die Daten allein für den Fall einer Über­prüfung durch die Finanz­verwaltung erneut verarbeitet.) Nach Ablauf dieser Frist werden die für die Buchung von Dienstreisen erhobenen Daten gelöscht bzw. gesperrt, wenn ein Löschen nicht möglich ist.

F) Ihre Datenschutzrechte
Sie haben das Recht, von uns jederzeit über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personen­bezogenen Daten (Artikel 15 DSGVO) Auskunft zu verlangen. Dies betrifft auch die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weiter­gegeben werden und den Zweck der Speicherung. Zudem haben Sie das Recht, unter den Voraus­setzungen des Artikel 16 DSGVO die Berichtigung und/oder unter den Voraus­setzungen des Artikel17 DSGVO die Löschung und/oder unter den Voraus­setzungen des Artikel 18 DSGVO die Einschrän­kung der Verar­beitung zu verlangen. Ferner können Sie unter den Voraus­setzungen des Artikel 20 DSGVO jederzeit eine Daten­übertragung verlangen sofern die Daten noch bei uns gespeichert sind.

Im Fall einer Verarbeitung personen­bezogener Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e DSGVO) oder zur Wahr­nehmung berechtigter Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO), können Sie der Verarbeitung der sie betreffenden personen­bezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft wider­sprechen. Im Fall des Wider­spruchs haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu unterlassen, es sei denn,

  • es liegen zwingende, schutzwürdige Gründe für eine Verar­beitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Frei­heiten überwiegen, oder
  • die Verarbeitung ist zur Geltend­machung, Ausübung oder Vertei­digung von Rechts­ansprüchen erforderlich.

Wenn die Verarbeitung der Sie betreffenden personen­bezogenen Daten auf Ihrer Einwil­ligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwil­ligung jederzeit zu wider­rufen. Die Recht­mäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO). Unter den Voraus­­setzungen des Artikel 21 Absatz 1 DSGVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, wider­sprochen werden.

G) Kontakt
Alle Informationswünsche, Auskunfts­anfragen, Widerrufe oder Wider­sprüche zur Daten­verarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an unseren Datenschutz­beauftragten unter datenschutz@pcak.de oder per Brief an die unter 1.  genannte Adresse. Für nähere Informationen verweisen wir auf den vollständigen Text der DSGVO, welcher im Internet hier verfügbar ist und unsere Daten­schutz­erklärung, welche im Internet unter www.pcak.de einsehbar ist. Außerdem haben Sie die Möglich­keit, sich bei der zuständigen Aufsichts­behörde über daten­schutz­rechtliche Sach­verhalte zu beschweren.

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 27 (Schloss)
91522 Ansbach
Telefon: 0981/53-1300
Telefax: 0981/53-5300
poststelle@lda.bayern.de

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