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Hotline: 0800 - 900 89 89 info@pcak.de

Informationspflichten nach Art.13 DSGVO für interne Vorgänge

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei

1. Arbeitsverträgen
2. Arbeitszeugnissen
3. Auslagen von Mitarbeitern
4. Finanzbuchhaltung
5. Lohn- und Gehaltsabrechnung
6. Reisekostenabrechnung
7. Team Collaboration

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefon­nummer.

A) Kontaktdaten und betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Absatz 7 DS-GVO ist p.c.a.k. pension & compen­sation consul­tants GmbH, Ludwig-Thoma-Str. 4, 85649 Brunnthal, info@pcak.de. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von p.c.a.k. pension & compen­sation consul­tants GmbH ist unter der o.g. Anschrift, zu Händen der Abteilung Daten­schutz oder dem Daten­schutz­koordinator, bzw. unter daten­schutz@pcak.de erreichbar.

B) Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es
zu 1.: betreffend das Verfahren Arbeits­verträge um den gegen­seitigen Vertrag zu erfüllen, durch den sich der Arbeitnehmer zur Leistung der versprochenen Arbeit und der Arbeitgeber zur Gewährung des verein­barten Arbeits­entgelts verpflichtetDie Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäf­tigungs­verhält­nisses und auf Grund­lage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Mitarbeiter nicht eingestellt werden kann.

zu 2.: betreffend das Verfahren Arbeits­zeugnisse um eine vom Arbeit­geber ausgestellte schrift­liche Urkunde über das Arbeits­verhältnis und dessen Dauer (§ 630 BGB) zu erstellen und an den Arbeit­nehmer auszu­händigen. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungs­verhältnisses und auf Grund­lage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Erfüllung einer recht­lichen Pflicht des Arbeit­gebers nicht möglich ist

zu 3.: betreffend das Verfahren Auslagen von Mitar­beitern um Aus­lagen oder Rech­nungen von Mitar­beitern festzu­halten und zu erstat­ten. Auslagen sind Geld­aus­gaben einer betrof­fenen Person, die von ihr zur Erbrin­gung einer Dienst­leistung oder zur Erfüllung eines Auftra­ges verwen­det und von einem Dritten zu erstatten sind. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäf­tigungs­verhält­nisses und auf Grund­lage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass dem Mit­arbeiter die Auslagen nicht erstattet werden können bzw. die fällige Rechnung nicht bezahlt werden kann

zu 4.: betreffend das Verfahren Finanz­buch­haltung um alle Zahlungs­vorgänge und Bewer­tungen in einem Unter­nehmen zu erfassen. Als Bestand­teil des betrieblichen Rechnungs­wesens bildet die Finanz­buch­haltung die Grund­lage zur Erstellung von Gewinn- und Verlust­rechnungen und von Bilanzen, aus denen der Wert des Unter­nehmens hervor­geht. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung einer recht­lichen Pflicht des Verant­wort­lichen auf Grund­lage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buch­stabe c DS-GVO. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass das Unter­nehmen gesetzliche Auf­lagen nicht erfüllen kann, was ggfs. zu Abmahnun­gen und Kündi­gungen von betroffenen Mit­arbeitern führen kann.

zu 5.: betreffend das Verfahren Lohn- und Gehalts­abrechnung um Arbeits­entgelte (Löhne und Gehälter) sowie die gesetz­lichen und frei­willigen Abzüge zu erfassen, abzu­rechnen und zu buchen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungs­verhältnisses und auf Grund­lage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu sowie zum Zwecke der Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung des Verant­wortlichen auf Grund­lage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DS-GVO. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Löhne und Gehälter nicht ausbe­zahlt werden können

zu 6.: betreffend das Verfahren Reise­kosten­abrechnung um die Zusammen­stellungen der Kosten, die durch eine Geschäfts­reise entstehen. Reise­kosten setzen sich zusammen aus Fahrt­kosten, Ver­pflegungsa­ufwen­dungen, Über­nachtungs­kosten oder sonstige Reise­neben­kosten. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäf­tigungs­verhäl­tnisses und auf Grund­lage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass dem Mitarbeiter die Reise­kosten nicht erstattet werden können bzw. die fällige Rechnung nicht bezahlt werden kann.

zu 7.: betreffend das Verfahren Team Colla­boration um die Zusammen­arbeit und Aufgaben­teilung im Unter­nehmen zu gewähr­leisten. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungs­verhältnisses und auf Grund­lage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nicht­bereit­stellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Mitar­beiter seine Tätigkeit nicht durch­führen kann, was ggfs. zu Abmahnungen und Kündi­gungen von betroffenen Mitar­beitern führen kann.

Wir übermitteln personenbezogene Daten an

  • Mitarbeiter (Team Collaboration, Reisekosten­abrechnung, Lohn- und Gehalt, Finanz­buchhaltung, Auslagen, Arbeits­zeugnisse, Arbeits­verträge)
  • Dienstleister (Team Collaboration)
  • Kunden (Reisekostenabrechnung)
  • Steuerberater (Reise­kosten­abrechnung, Finanz­buch­haltung, Auslagen, Arbeits­verträge)
  • Finanzamt (Lohn- und Gehalt)
  • Geldinstitute (Lohn- und Gehalt)
  • Gerichte (Lohn- und Gehalt, Auslagen, Arbeits­zeugnisse, Arbeits­verträge)
  • Rechts­anwälte (Lohn- und Gehalt, Auslagen, Arbeits­zeugnisse, Arbeits­verträge)
  • Sozial­versicherungs­träger (Lohn- und Gehalt)
  • öffentliche Stellen (Lohn- und Gehalt)
  • Wirtschaftsprüfer (Finanz­buch­haltung, Auslagen)

Eine weitergehende Verar­beitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetz­liche Erlaubnis vorliegt.Teilweise bedienen wir uns externer Dienst­leister mit Sitz im europäischen Wirt­schafts­raum, um Ihre Daten zu verarbeiten. Diese Dienst­leister wurden von uns sorg­fältig aus­gewählt, schriftlich beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Sie werden von uns regel­mäßig kontrolliert. Die Dienst­leister werden diese Daten nicht an Dritte weitergeben, sondern sie nach Vertrags­erfüllung und dem Abschluss gesetzlicher Speicher­fristen löschen, soweit Sie nicht in eine darüber hinaus­gehende Speicherung eingewilligt haben. Eine Weiter­gabe kann wie folgt zum Zwecke der Aufgaben-/Vertrags­abwicklung erforderlich sein:

  • 1&1 Email Postfach
  • DriveOnWeb: Datenspeicherung
  • Sipgate: VoIP Telefonanbieter
  • ScopeVisio: CRM System
  • Stackfield: Team Collaboration

Darüber hinaus übermitteln wir gegebenen­falls Informationen zu dem entsprech­enden Sach­verhalt an einen Rechts­anwalt. Dies erfolgt, entsprechend den gesetz­lichen Anfor­derungen, soweit es zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und der berechtigten Interessen Dritter erforder­lich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Ihre Interessen oder Grund­rechte und Grund­frei­heiten, die den Schutz personen­bezogener Daten erfordern, über­wiegen. Die Erhebung, Speicherung und Weiter­gabe erfolgt mithin zum Zwecke der betrieb­lichen Interessen auf der Grund­lage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buch­stabe f DS-GVO.)

C) Technische Maßnahmen
Wir unterhalten aktuelle technische Maß­nahmen zur Gewähr­leistung des Schutzes personen­bezogener Daten. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik jeweils angepasst.

E) Dauer der Datenspeicherung
Soweit wir Ihre Kontaktdaten nicht für betriebliche Zwecke verarbeiten, speichern wir die für die erhobenen Daten solange bis der Zweck erfüllt wurde, zu dem die Daten erhoben wurden, und nicht mehr erforder­lich sind oder bei

zu 1. Arbeitsverträge bis zum Ablauf der Frist von 3 Jahren nach Beendigung des Beschäftigungs­verhältnisses
zu 2. Arbeitszeugnisse bis zum Ablauf der Frist von 3 Jahren
zu 3. Auslagen von Mitarbeitern bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 4. Finanzbuchhaltung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 5. Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 6. Reisekostenabrechnung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 7. Team Collaboration bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren

F) Ihre Datenschutzrechte
Sie haben das Recht, von uns jederzeit über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personen­bezogenen Daten (Artikel 15 DS-GVO) Auskunft zu verlangen. Dies betrifft auch die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weiter­gegeben werden und den Zweck der Speicherung. Zudem haben Sie das Recht, unter den Voraus­setzungen des Artikel 16 DS-GVO die Berichtigung und/oder unter den Voraus­setzungen des Artikel 17 DS-GVO die Löschung und/oder unter den Voraus­setzungen des Artikel 18 DS-GVO die Ein­schränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ferner können Sie unter den Voraus­setzungen des Artikel 20 DS-GVO jederzeit eine Daten­über­tragung verlangen –sofern die Daten noch bei uns gespeichert sind.

Im Fall einer Verarbeitung personen­bezogener Daten zur Wahr­nehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e DS-GVO) oder zur Wahr­nehmung berechtigter Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO), können Sie der Verarbeitung der sie betreffenden personen­bezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft wider­sprechen. Im Fall des Wider­spruchs haben wir jede weitere Verar­beitung Ihrer Daten zu den vorgenan­nten Zwecken zu unter­lassen, es sei denn,

  • es liegen zwingende, schutz­würdige Gründe für eine Verar­beitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Frei­heiten über­wiegen, oder
  • die Verarbeitung ist zur Geltend­machung, Ausübung oder Vertei­digung von Rechts­ansprüchen erforderlich.

Wenn die Verarbeitung der Sie betreffenden personen­bezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Ein­willigung jederzeit zu wider­rufen. Die Recht­mäßigkeit der aufgrund der Ein­willi­gung bis zum Wider­ruf erfolgten Verar­beitung wird hier­durch nicht berührt (Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO). Unter den Voraus­setzungen des Artikel 21 Absatz 1 DS-GVO kann der Daten­ver­arbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, wider­sprochen werden.

G) Kontakt
Alle Informationswünsche, Auskunfts­anfragen, Widerrufe oder Wider­sprüche zur Daten­verarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an unseren Daten­schutz­beauftragten unter daten­schutz@pcak.de oder per Brief an die unter 1.  genannte Adresse. Für nähere Informationen ver­weisen wir auf den voll­ständigen Text der DS-GVO, welcher im Internet hier verfügbar ist und unsere Daten­schutz­erklärung, welche im Internet unter www.pcak.de einsehbar ist. Außerdem haben Sie die Möglich­keit, sich bei der zuständigen Aufsichts­behörde über daten­schutz­rechtliche Sach­verhalte zu beschweren.

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 27 (Schloss)
91522 Ansbach
Telefon: 0981/53-1300
Telefax: 0981/53-5300
poststelle@lda.bayern.de

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