Language
Language
Hotline: 0800 - 900 89 89 info@pcak.de

Informationspflichten nach Art.13 DSGVO für interne Vorgänge

Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei

1. Arbeitsverträgen
2. Arbeitszeugnissen
3. Auslagen von Mitarbeitern
4. Finanzbuchhaltung
5. Lohn- und Gehaltsabrechnung
6. Reisekostenabrechnung
7. Team Collaboration

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, also z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Telefonnummer.

A) Kontaktdaten und betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher gemäß Artikel 4 Absatz 7 DS-GVO ist p.c.a.k. pension & compensation consultants GmbH, Ludwig-Thoma-Str. 4, 85649 Brunnthal, info@pcak.de. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von p.c.a.k. pension & compensation consultants GmbH ist unter der o.g. Anschrift, zu Händen der Abteilung Datenschutz oder dem Datenschutzkoordinator, bzw. unter datenschutz@pcak.de erreichbar.

B) Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden von uns erhoben, gespeichert und ggf. weitergegeben, soweit es
zu 1.: betreffend das Verfahren Arbeitsverträge um den gegenseitigen Vertrag zu erfüllen, durch den sich der Arbeitnehmer zur Leistung der versprochenen Arbeit und der Arbeitgeber zur Gewährung des vereinbarten Arbeitsentgelts verpflichtetDie Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und auf Grundlage des Artikel88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Mitarbeiter nicht eingestellt werden kann.

zu 2.: betreffend das Verfahren Arbeitszeugnisse um eine vom Arbeitgeber ausgestellte schriftliche Urkunde über das Arbeitsverhältnis und dessen Dauer (§ 630 BGB) zu erstellen und an den Arbeitnehmer auszuhändigen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Erfüllung einer rechtlichen Pflicht des Arbeitgebers nicht möglich ist

zu 3.: betreffend das Verfahren Auslagen von Mitarbeitern um Auslagen oder Rechnungen von Mitarbeitern festzuhalten und zu erstatten. Auslagen sind Geldausgaben einer betroffenen Person, die von ihr zur Erbringung einer Dienstleistung oder zur Erfüllung eines Auftrages verwendet und von einem Dritten zu erstatten sind. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass dem Mitarbeiter die Auslagen nicht erstattet werden können bzw. die fällige Rechnung nicht bezahlt werden kann

zu 4.: betreffend das Verfahren Finanzbuchhaltung um alle Zahlungsvorgänge und Bewertungen in einem Unternehmen zu erfassen. Als Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens bildet die Finanzbuchhaltung die Grundlage zur Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen und von Bilanzen, aus denen der Wert des Unternehmens hervorgeht. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung einer rechtlichen Pflicht des Verantwortlichen auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass das Unternehmen gesetzliche Auflagen nicht erfüllen kann, was ggfs. zu Abmahnungen und Kündigungen von betroffenen Mitarbeitern führen kann.

zu 5.: betreffend das Verfahren Lohn- und Gehaltsabrechnung um Arbeitsentgelte (Löhne und Gehälter) sowie die gesetzlichen und freiwilligen Abzüge zu erfassen, abzurechnen und zu buchen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu sowie zum Zwecke der Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung des Verantwortlichen auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c DS-GVO. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass die Löhne und Gehälter nicht ausbezahlt werden können

zu 6.: betreffend das Verfahren Reisekostenabrechnung um die Zusammenstellungen der Kosten, die durch eine Geschäftsreise entstehen. Reisekosten setzen sich zusammen aus Fahrtkosten, Verpflegungsaufwendungen, Übernachtungskosten oder sonstige Reisenebenkosten. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass dem Mitarbeiter die Reisekosten nicht erstattet werden können bzw. die fällige Rechnung nicht bezahlt werden kann.

zu 7.: betreffend das Verfahren Team Collaboration um die Zusammenarbeit und Aufgabenteilung im Unternehmen zu gewährleisten. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses und auf Grundlage des Artikel 88 Absatz 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG-neu. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten kann zur Folge haben, dass der Mitarbeiter seine Tätigkeit nicht durchführen kann, was ggfs. zu Abmahnungen und Kündigungen von betroffenen Mitarbeitern führen kann.

Wir übermitteln personenbezogene Daten an

  • Mitarbeiter (Team Collaboration, Reisekostenabrechnung, Lohn- und Gehalt, Finanzbuchhaltung, Auslagen, Arbeitszeugnisse, Arbeitsverträge)
  • Dienstleister (Team Collaboration)
  • Kunden (Reisekostenabrechnung)
  • Steuerberater (Reisekostenabrechnung, Finanzbuchhaltung, Auslagen, Arbeitsverträge)
  • Finanzamt (Lohn- und Gehalt)
  • Geldinstitute (Lohn- und Gehalt)
  • Gerichte (Lohn- und Gehalt, Auslagen, Arbeitszeugnisse, Arbeitsverträge)
  • Rechtsanwälte (Lohn- und Gehalt, Auslagen, Arbeitszeugnisse, Arbeitsverträge)
  • Sozialversicherungsträger (Lohn- und Gehalt)
  • öffentliche Stellen (Lohn- und Gehalt)
  • Wirtschaftsprüfer (Finanzbuchhaltung, Auslagen)

Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.Teilweise bedienen wir uns externer Dienstleister mit Sitz im europäischen Wirtschaftsraum, um Ihre Daten zu verarbeiten. Diese Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt, schriftlich beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Sie werden von uns regelmäßig kontrolliert. Die Dienstleister werden diese Daten nicht an Dritte weitergeben, sondern sie nach Vertragserfüllung und dem Abschluss gesetzlicher Speicherfristen löschen, soweit Sie nicht in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben. Eine Weitergabe kann wie folgt zum Zwecke der Aufgaben-/Vertragsabwicklung erforderlich sein:

  • 1&1 Email Postfach
  • DriveOnWeb: Datenspeicherung
  • Sipgate: VoIP Telefonanbieter
  • ScopeVisio: CRM System
  • Stackfield: Team Collaboration

Darüber hinaus übermitteln wir gegebenenfalls Informationen zu dem entsprechenden Sachverhalt an einen Rechtsanwalt. Dies erfolgt, entsprechend den gesetzlichen Anforderungen, soweit es zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und der berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Die Erhebung, Speicherung und Weitergabe erfolgt mithin zum Zwecke der betrieblichen Interessen auf der Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO.)

C) Technische Maßnahmen
Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik jeweils angepasst.

E) Dauer der Datenspeicherung
Soweit wir Ihre Kontaktdaten nicht für betriebliche Zwecke verarbeiten, speichern wir die für die erhobenen Daten solange bis der Zweck erfüllt wurde, zu dem die Daten erhoben wurden, und nicht mehr erforderlich sind oder bei

zu 1. Arbeitsverträge bis zum Ablauf der Frist von 3 Jahren nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
zu 2. Arbeitszeugnisse bis zum Ablauf der Frist von 3 Jahren
zu 3. Auslagen von Mitarbeitern bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 4. Finanzbuchhaltung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 5. Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 6. Reisekostenabrechnung bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren
zu 7. Team Collaboration bis zum Ablauf der Frist von 10 Jahren

F) Ihre Datenschutzrechte
Sie haben das Recht, von uns jederzeit über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Artikel 15 DS-GVO) Auskunft zu verlangen. Dies betrifft auch die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung. Zudem haben Sie das Recht, unter den Voraussetzungen des Artikel 16 DS-GVO die Berichtigung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikel 17 DS-GVO die Löschung und/oder unter den Voraussetzungen des Artikel 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ferner können Sie unter den Voraussetzungen des Artikel 20 DS-GVO jederzeit eine Datenübertragung verlangen –sofern die Daten noch bei uns gespeichert sind.

Im Fall einer Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e DS-GVO) oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO), können Sie der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Im Fall des Widerspruchs haben wir jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu unterlassen, es sei denn,

  • es liegen zwingende, schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder
  • die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

Wenn die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu wiederrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt (Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO). Unter den Voraussetzungen des Artikel 21 Absatz 1 DS-GVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.

G) Kontakt
Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen, Widerrufe oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@pcak.de oder per Brief an die unter 1.  genannte Adresse. Für nähere Informationen verweisen wir auf den vollständigen Text der DS-GVO, welcher im Internet hier verfügbar ist und unsere Datenschutzerklärung, welche im Internet unter www.pcak.de einsehbar ist. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über datenschutzrechtliche Sachverhalte zu beschweren.

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 27 (Schloss)
91522 Ansbach
Telefon: 0981/53-1300
Telefax: 0981/53-5300
poststelle@lda.bayern.de

© 2018 p.c.a.k. pension & compensation consultants GmbH. All rights reserved.