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BAV in der Cloud verwalten lassen. Ein Fall aus unserer Praxis.

01.10.2015

Hier geht es zum Originalartikel, Lohn + Gehalt, März 2015

 

Aufsatz

Für die meisten Unternehmen lohnt es sich deshalb über eine komplette Auslagerung der Verwaltung und Betreuung an einen Spezialdienstleister nachzudenken. Denn in der Regel lassen sich hierdurch nicht nur Kosten senken; auch Risiken werden reduziert oder – nicht weniger wichtig – werden zumindest transparent.

Aber nicht nur Unternehmen profitieren von der Auslagerung. Auch Mitarbeiter haben Vorteile. Sie erhalten besseren Service und kompetentere Informationen zur Altersversorgung und fühlen sich deshalb sicherer ihren Fragen und Ängsten. In der Folge werden die Anstrengungen des Unternehmens zur bAV wieder honoriert. Diese entfaltet so wieder ihre Attraktivität und kann als wirkungsvolles, personalpolitisches Instrument im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter eingesetzt werden.

Ein Fall aus der Praxis
Mittelständisches Unternehmen mit ca. 1.450 Beschäftigten, 6 geschlossene arbeitgeber- und 1 offene mischfinanzierte Versorgungsordnung auf Basis der Direktzusage mit 647 Versorgungsansprüchen verteilt über 3 Gesellschaften. Daneben bestehen 436 Entgeltumwandlungen auf Basis 3.63 und 40b EStG bei elf !!! Versicherungsgesellschaften.

1. Die Probleme
Entgeltumwandlung nach 3.63 und 40b EStG (Direktversicherung, Pensionskasse)
Bei Einführung der Entgeltumwandlung 2002 hatte man sich zur Durchführung für eine Pensionskasse bei einem großen deutschen Versicherer entschieden. Mit der Einrichtung und der Beratung der Mitarbeiter wurde der Hausmakler betreut. 2005 kam die Möglichkeit der Direktversicherung hinzu. Von Beginn an gestattete man Neueintritten mitgebrachte Entgeltumwandlungen über einen Versicherungsnehmerwechsel fortzuführen.

  • Hoher Verwaltungsaufwand, unzufriedene Mitarbeiter
    Durch diese Möglichkeiten wuchs die Anzahl der Versicherungsgesellschaften mit denen es die Personalsachbearbeiter tagtäglich zu tun hatten. Der Verwaltungsaufwand in der sehr schlank aufgestellten Personalabteilung stieg kontinuierlich an.Gleichzeitig lasen, hörten und sahen Mitarbeiter verstärkt in den Medien, dass sich Entgeltumwandlung nicht lohne. Mitarbeiter fühlten sich vom Unternehmen falsch oder ungenügend informiert. Den hieraus resultierenden Kommunikationsbedarf konnte die Personalabteilung nicht leisten. Mehr als einmal wurde die Geschäftsleitung mit dem Vorwurf konfrontiert, man wolle mit der Entgeltumwandlung nur Lohnnebenkosten einsparen und Personalkosten senken. In der Folge waren Mitarbeiter und Personalsachbearbeiter zunehmend unzufrieden.
  • Haftungsrisiken, fehlendes Know-How
    Aufgrund von Presseberichten über Haftungsrisiken bei der EbAV begann man sich Sorgen zu machen und versuchte zu eruieren, welche Zusagen man eigentlich erteilt oder übernommen hatte. Letztlich musste man feststellen, dass man weder über das notwenige arbeitsrechtliche und versicherungstechnische Know-How noch über die entsprechenden Verwaltungssysteme verfügte, um die Entgeltumwandlung korrekt und mit der notwendigen Risikotransparenz zu verwalten.

Status: teurer Blindflug

Direktzusagen
Durch Firmenzukäufe entstand in der Vergangenheit ein „Sammelsurium“ unterschiedlicher bilanzierungsrelevanter Versorgungswerke bzw. –zusagen. Vor einigen Jahren hatte man bereits Restrukturierungsmaßnahmen vorgenommen und als „Gegenleistung“ neben den versicherungsförmigen Entgeltumwandlungen auch eine sehr flexible Wandlungsmöglichkeit über die Direktzusage mit einer attraktiven Verzinsung einrichten lassen.

  • Hoher Verwaltungsaufwand
    Insgesamt war das Gesamtkonstrukt komplex, unübersichtlich, verwaltungsintensiv und fehleranfällig. Es waren keine Einzelfälle, dass Bestandsdaten zur jährlichen Berechnung der bilanziellen Verpflichtungen falsch an die Versicherungsmathematiker gemeldet wurden, Mitarbeiter fehlerhafte Bescheinigungen erhielten, Rentenanpassungen zu spät durchgeführt wurden usw..
  • Fehlende personelle Ausstattung, Know-How
    Die gesamte Verantwortung für die Direktzusagen lag bei einer langjährigen Mitarbeiterin, die über die Jahre mit diesen Versorgungswerken „gewachsen“ war. Sie war in allen Details „zuhause“, verfügte nach vielen bAV-Jahren über relativ gutes Basiswissen und war Ansprechpartner für Geschäftsleitung, Betriebsrat, Mitarbeiter und versicherungs-mathematische Gutachter. Sie half auch immer wieder bei Problemen im Bereich der Direktversicherungen. Ein full-time-job, obwohl diese Mitarbeiterin noch für weitere Bereiche zuständig war.Krankheitsbedingt stand diese Mitarbeiterin von heute auf morgen nicht mehr zur Verfügung. Mit großem finanziellem Aufwand bekam man die Probleme bei den Direkt-zusagen unter Zuhilfenahme des zuständigen Versicherungsmathematikers zumindest für den kurz bevorstehenden Bilanzschluss in den Griff.

Status: teures Chaos

2. Gesamtstatus
Blindflug und Chaos, hohe Kosten, überlastete Personalsachbearbeiter,  unzufriedene Mitarbeiter.

3. Die neue bAV
Nachdem die Geschäftsleitung erkennen musste, dass das Betreiben der gesamten bAV in der bisherigen Form zu teuer ist, ggf. mit unbekannten Haftungsrisiken behaftet sein könnte und Mitarbeiter unzufrieden waren, wurden ehrgeizige Ziele definiert:

„Wir betrachten die bAV als wichtige Säule der Altersversorgung unserer Mitarbeiter und wollen sie zukünftig verstärkt auch als personalpolitisches Instrument nutzen. Hierzu benötigen wir ein bAV-Wohlfühlpaket; für uns wie auch für unsere Mitarbeiter.

Für „uns“ bedeutet: niedrige Verwaltungskosten, rechtliche Sicherheit und Risikotransparenz, qualifizierte Beratung.

Für „unsere Mitarbeiter“ bedeutet: professionelle Kommunikation, schnelle Abwicklung und qualifizierte Beratung insbesondere bei unseren Entgeltumwandlungsmodellen“ (Zitat CEO).

4. Auslagerung der bAV
Unternehmensintern wären diese Ziele nur mit permanent hohen Kosten für personelle Ressourcen und teuren IT-Strukturen erreichbar gewesen.

Deshalb begann man sich mit der Möglichkeit der Auslagerung der bAV-Verwaltung und -Betreuung an einen Spezial-dienstleister auseinanderzusetzen. Man hoffte so das angestrebte „Wohlfühlpaket“ realisieren zu können und leitete aus den einzelnen Zielbereichen einen Punktekatalog mit folgenden zentralen Forderungen an potentielle Spezialdienstleister ab:

  • Effiziente Verwaltung
    Übernahme der Verwaltung aller Versorgungsverpflichtungen mit allen damit zusammenhängenden Aspekten, Überprüfung mitgebrachter Entgeltumwandlungen und Abrechnung der monatlich zu zahlenden Betriebsrenten.
  • Schnelle und zuverlässige Kommunikation
    Abwicklung der Kommunikation und des Schriftverkehrs mit Mitarbeitern, Leistungsempfängern und externen Vertragspartnern (z.B. Versicherungsgesellschaften).
  • Qualifizierte Beratung, hohe Servicequalität
    Beratung von HR und Finance in allen inhaltlichen, abwicklungs-, bilanz- und versicherungstechnischen Fragen, generelle Überwachung der Versorgungswerke, Betreuung in arbeitsrechtlichen Fragen. Service- und Beratungsstelle für Versorgungsanwärter, EbAV-Interessenten und Rentner.
  • Informationssystem in allen Unternehmensstandorten
    • Jederzeitiger Zugriff auf alle Daten und Dokumente der Versorgungswerke und Versorgungszusagen seitens HR sowie Anbindung an die hauseigene Lohn- und Gehaltsabrechnung.
    • Permanente Möglichkeit des Abrufs aller bilanzrelevanten Daten für Geschäftsleitung und Finance (DBO’s, Assets) auf „Knopfdruck“.
    • Mitarbeiterzugang zur Einsicht individueller Werte und Dokumente sowie Informationsmöglichkeiten zu den Versorgungswerken.
    • Möglichkeit von Schnittstellen zum Personalabrechnungssystem (Stammdatenabgleich) und Einbindung bestehender externer Dienstleister.

5. Ziele erreicht
Die gesetzten Ziele wurde mit der Cloudlösung bixie der p.c.a.k. GmbH erreicht.

  • Datenübernahme und „Grundreinigung“
    Bei Übernahme der Verwaltung und Betreuung erfolgte zunächst eine „Grundreinigung“. So mussten z.B. Pensions-pläne an die Regelaltersgrenze angepasst werden, Renten- und Zusagehöhen überprüft werden u.v.m.. Für die Direktversicherung wurden exakte Regelungen u.a. für Neueintritte festgelegt und bestehende Wandlungsvereinbarungen und Policen überprüft (Risikotransparenz). Zudem wurden die bisher verwendeten provisionsbehafteten Versicherungstarife durch provisionsfreie Nettotarife ersetzt.
  • Laufende Verwaltung und Betreuung
    Heute ermöglicht die externe Administration mit bav.management dem Unternehmen klaren Überblick über alle Versorgungsverpflichtungen und alle damit zusammenhängenden Werte, Daten und Prozesse. Dokumente sind leicht und schnell auffindbar oder zuzuordnen.Die Vorhaltung von Know-How war nicht mehr notwendig. Personalsachbearbeiter wurden fast vollständig entlastet, so dass sie sich wieder um ihre eigentlichen Kernaufgaben kümmern können. Eine zusätzliche IT-Struktur war nicht erforderlich.

    Durch den immer aktuellen, korrekten Datenbestand beschleunigte sich die Erstellung der versicherungsmathematischen Gutachten nicht nur für Pensionen, sondern auch für Sterbe- und Übergangsgelder und Jubiläen. Gleichzeitig wurden diese günstiger. Zuletzt entschied man sich, den Wirtschaftsprüfern zur Prüfung der versicherungsmathematischen Werte einen Zugang zu bav.management zuzuteilen. Hierdurch konnten die Prüfungskosten gesenkt werden.Mitarbeiterseitig wurden nicht nur die Verwendung provisionsfreier Tarife für die Direktversicherung sehr begrüßt, sondern auch die neuen Informationsmöglichkeiten und die professionelle Betreuung und Beratung äußerst positiv angenommen.

Status: clear

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