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Verwaltung & Outsourcing der betrieblichen Altersversorgung über unsere bAV-Cloud "bixie"

05.01.2017
Verwaltung betriebliche Altersversorgung

Nutzen, Funktionsweise, Screenshots

Hier geht es zur Homepage von bixie

Der Personalbereich ist heute mehr denn je gefordert, einen wesentlichen Wertbeitrag im Unternehmen zu leisten. Dies verlangt einerseits die Konzentration auf strategische Kernaufgaben, andererseits müssen administrative Tätigkeiten so effizient wie möglich erbracht werden. So kommt die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung und die damit unabdingbare betriebsinterne Kommunikation immer häufiger auf den Prüfstand. Denn beides verursacht hohen Aufwand bei Unternehmen und Dienstleistern.

Betriebliche Altersversorgung in der Cloud

In jüngster Zeit kommen zunehmend Portale auf den Markt mit denen versicherungs­förmige Durch­führungs­wege wie Direkt­ver­sicherungen und Pensions­kassen­zusagen verwaltet werden können. Meist sind diese Portale vertriebs­orientiert. Sie verfügen über Brutto-/Nettorechner und Tarif­rechner von Versicherungs­konzernen sowie Vertriebs­steuerungs­module, um Arbeit­nehmern die Vor­teile der Ent­gelt­um­wan­dlung schmack­haft zu machen.

Die Verwaltung beschränkt sich hier auf die Verwaltung von Versicherungs­verträgen wie sie die meisten Versicherungs­gesell­schaften in ihren Online-Portalen bieten. Hinzu kommt noch die Erstellung und Archi­vierung von Beratungs­proto­kollen und Doku­menten. Einzig die Unab­hängigkeit von Versicherern stellt hier sicher, dass die Ver­trags­verwal­tung unter­schiedlicher Gesell­schaften in einem Portal möglich ist. Im Prinzip sind diese Portale aber den­noch nichts anderes als Verwaltungs- und Vertriebs­portale von Ver­sicherungen für die betrieb­liche Alters­versorgung.
 

Ein bAV-Verwaltungsportal braucht jedoch sehr viel mehr als die bloße Vertrags­verwaltung mit inte­grier­tem Vertriebs­tool und Anbin­dung an Tarif­rechner ver­schiedener Versicherer. Es benötigt die arbeits­rechtliche Verwal­tung der Zusagen völlig unab­hängig vom Durch­führungs­weg und die Verwal­tung der Vermögens­werte. Gleich­gültig ob es sich um Versicherungen, Fonds oder Immobilien handelt. Um nicht miss­verstanden zu werden. Gemeint ist nicht die Vermögens­verwaltung. Gemeint ist die Zuord­nung der vom Unter­nehmen eingegan­genen Verpflich­tungen zu den gegen­über­stehenden Vermögens­werten.

Damit bei Weitem aber nicht genug. Ein derartiges Portal benötigt auch Zeit­erfassungs- und Proto­koll­systeme um z.B. interne Auf­wände aber auch externe Aufwände von Dienst­leistern wie Versicherungs­maklern oder Beratern zu erfassen und zu controllen. Richtige PenTechs liefern also nicht nur die Ver­waltung von Versicherungs­verträgen für die bAV. Sondern sie decken die Verwaltung aller Durch­führungs­wege auch im arbeits­recht­lichen Sinne ab.

Unterschiedliche Fachbereiche

Cloud-Lösungen sind die Möglichkeit, die mit der Verwaltung der bAV betrauten Mitarbeiter in den Personal­abteilungen zu ent­lasten. In der Cloud lassen sich diese Mitarbeiter mit externen Dienst­leistern wie Gut­achtern, Beratern oder Versicherungs­vermittlern in einer gemein­samen Prozess- und Komm­unikations­land­schaft zusammen­führen. Ganz zu Ende gedacht können mittels einer profes­sionellen Cloud-Lösung die bAV-Admini­stration und ähn­liche Personal­leistungen wie Jubiläen, Sterbe- und Übergangs­sgelder bei voller Kontrolle an einen externen Anbieter ausge­lagert werden.

Wie funktioniert die  bAV-Cloud „bixie“?

p.c.a.k. hat schon 2008 erkannt, dass die Administration der bAV eine gemein­same Platt­form für alle Beteiligten benötigt (HR, Finance, Steuer­berater und Wirt­schafts­prüfer, Ver­mittler, bAV-Berater, Gut­achter). Damals wurden die Grund­lagen für die heutige Cloud gelegt. Beim Kunden ist das System seit 2011 im Einsatz.

betriebliche altersversorgung verwaltung in der cloud
Im „bixie“ wird die gesamte bAV eines Unter­nehmens „nach­gebaut“ bzw. digitalisiert. Das beginnt bei der Firmen­struk­tur und den Mitar­beitern. Es geht weiter bei der Nach­bildung der Versorgungs­ordnungen, Zusagen und ggf. Leistungs­skripten und der Anpassung von pdf-/docx-Generatoren für Anwart­schafts- oder Renten­bescheini­gungen usw.. Schnitt­stellen zu Personal­program­men, PayRoll-Dienst­leistern, Steuer­beratern und Wirt­schafts­prüfern, Banken und/oder Ver­sicherungen werden definiert und Zugangs­berech­tigun­gen fest­gelegt. Es endet bei den Doku­menten, die bisher ggf. im Keller in Archiven oder in den Personal­akten lager­ten und nun digital in den dafür bestimmten Ordnern in der Cloud abgelegt werden.

Versicherungs­mathematische Rechen­kerne können dann zum ersten Mail online die steuer- und handels­recht­lichen Verpflich­tungen bis hinunter zur einzelnen Zusagen berechnen. Mit einem Klick. HR, Finance und Mit­arbeiter haben je nach Zugangs­berech­tigung nun die gesamte bAV mit allen Details und Doku­men­ten vorliegen. Das Unter­nehmen kann jede­wede Auswer­tung und Simu­lation durch­führen, um die bAV steuern und controllen zu können. Die bAV kann nun im Sinne eines guten Employee-Brandings aktiv im Unter­nehmen kommuni­ziert werden und Mitar­beiter haben Zugriff auf Ihre Versorgungs­welt.

Screenshots Beispiele

(Personen, Daten, Vertragsnrn. usw. sind frei erfunden)
Screenshot 1 zeigt wie in bixie die vorhandenen Durchführungswege nach BetrAVG sowie die zuge­höri­gen Versor­gungs­ordnungen dargestellt werden. Die Angaben der Popu­lations­gruppen (Aktive, Aus­geschie­dene) ergänzen die Über­sicht. Der Sach­bear­beiter hat so sofort eine komplette Dar­stellung des gesam­ten Ver­sorgungs­werkes und kann von dort z.B. direkt zu den einzelnen Ver­sorgungs­berech­tigten navi­gieren.
 

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Übersicht

Screenshot 1: bAV Übersicht


Screenshot 2 zeigt die Gruppenverträge bei einem Versicherer.

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Versicherungen

Screenshot 2: bAV Übersicht
 

Screenshot 3 zeigt alle Personen (Angestellte) mit den Eckdaten der Anstellung sowie der Anzahl der je­wei­ligen Zusagen. Sterbe- und Über­gangs­gelder sowie Jubiläen sind eben­falls sofort erkenn­bar. Personal­sach­bear­beiter können auf einen Blick erken­nen, wie viele und welche Zusagen ein Ver­sorgungs­berech­tigter hat (Namen sind frei erfunden).

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Angestellte

Screenshot 3: Übersicht Mitarbeiter & Versorgungsberechtigte

Von der Ansicht „Angestellte“ kann direkt zu den Werten der je­weiligen Zu­sage navi­giert werden. Na­tür­lich ermög­licht bixie auch die direkte Suche von Versorgungs­berechtig­ten. Screen­shot 4 zeigt die Anzahl sowie den Status der Zusa­gen eines Ver­sorgungs­berech­tigten

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Zusagen Mitarbeiter

Screenshot 4: Zusagen eines Mitarbeiters

Screenshot 5 zeigt eine andere Darstellung der Ver­sorgungs­zusagen eines Mit­ar­beiters.  Hier sind neben den Zu­sa­gen auch die Be­iträge sowie die Gesamt­summe der Bei­träge dargestellt.

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Zusagen

Screenshot 5: Zusagen eines Mitarbeiters mit Beitragssummen

Screenshot 6 zeigt die Aufsplittung bzw. Herkunft der Beiträge zu einer Direkt­versicherung

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Jahresbeiträge

Screenshot 6: Direktversicherung eines Mitarbeiters mit Beitragsherkunft


Aktenschränke

Jeder Entität (z.B. Mitarbeiter, Zusage, Versorgungs­ordnung usw.) ist ein Akten­schrank zuge­ord­net. Dies ermög­licht das sehr schnelle Auf­finden von Doku­men­ten. Die Akten­schränke lassen sich frei kon­figu­rieren. Screen­shots 7 und 8 sind Bei­spie­le von Akten­schrän­ken ver­schie­dener Enti­tä­ten.

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Aktenschrank Person

Screenshot 7: Aktenschrank eines Mitarbeiters

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Aktenschrank Versorgungsordnung

Screenshot 8: Aktenschrank einer Versorgungsordnung

 

Nun beginnt bixie zu leben

Sobald das gesamte Versorgungswerk digital abgebildet ist, beginnt bixie zu leben. Mit­arbei­ter treten ein, ver­las­sen die Firma, gehen in Eltern­zeit, lassen sich schei­den. Teil­zeit­grade, Wand­lungs­beträge oder pensions­fähige Gehäl­ter ändern sich. Neue Ent­gelt­umwan­dlun­gen werden ab­ge­schlos­sen. Bei­trä­ge müssen Ver­sicherun­gen gemel­det werden oder es müs­sen z.B. Fonds­an­teile geor­dert wer­den.

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud

Je nach Automatisierungs­grad erfolgt der Datena­bgleich kontinuierlich über ent­spre­chende Schnitt­stellen. Oder der oder die jeweilige Personal­sach­bear­beiter/in pflegt die Daten on­line in das Sys­tem oder sen­det die Än­der­ung ein­fach via Mail oder system­inter­nem Ticket an die Cloud. Auto­mati­sierte Schnitt­stellen sind erst bei großen Bestän­den sinn­voll.

Outsourcing on demand

Soll die Datenpflege nicht oder nur Teilen von HR direkt durch­geführt werden oder ganze Auf­gaben­gebiete (z.B. Renten­an­passungen, Kommu­nikation mit Mitarbei­tern) usw. erfolgt die Bear­beitung der Daten oder Daten­mel­dungen durch uns. Die aus­lösende Stelle im Unter­nehmen erhält auto­matisch eine Meldung, wenn die Aufgabe erledigt ist. Sie kann nach­voll­ziehen, wann und von wem diese Änderungen voll­zogen und welche Zeit hierfür benötigt wurde. Sind weitere Dienst­leister wie Versicherungs­gesell­schaften, Ver­mittler, Steuer­berater usw. im Spiel, dient die Cloud dem Unter­nehmen als Controlling- und Reporting­platt­form. Und diese erledigt in Zusammen­arbeit mit uns als Dienst­leister die gesamte Kommuni­kation zwischen Unter­nehmern, Mitarbei­tern und Dienst­leistern.

Alle Verantwortlichen, Sachbearbeiter und Mitarbeiter haben von jedem Standort aus abhän­gig von indivi­duellen Zugriffs­rechten Ein­blick auf den aktu­ellen Stand des Versorgungs­werkes bzw. ihren persön­lichen Zusagen.

Versicherungsförmige Durchführungswege

Die Versicherungswirtschaft hat noch nicht verstanden, dass Unter­nehmen für die betrieb­liche Alters­versor­gung versicherungs­über­greifende Verwaltungs­portale brauchen. Zwar haben die Gesell­schaften online-Portale zur Verwaltung der Verträge. Aber zumeist haben Unter­nehmen nicht nur eine Gesell­schaft als Vertrags­partner, sondern mehrere für z.B. Direkt­versicher­ungen. Zudem ver­walten die Ver­sicherungs­portale nur den Versicherungs­vertrag.  Unter­nehmen haben auch zumin­dest über die Jahre nicht immer die glei­chen Tarife. Eine profes­sionelle baV-Verwal­tung muss über­sichtlich auf­listen, welche Gesell­schaften und Tarife im Unter­nehmen über­haupt zuge­lassen sind. Oder die An­zahl der Zusagen / Risiken bei den ein­zel­nen Gesell­schaften und Tarifen.

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Versicherungen

Screenshot 9: zugelassene Versicherungsgesellschaften und Tarife

Das größte Manko der Portale der Versicherungs­gesell­schaften ist jedoch, dass diese den arbeits­recht­lichen Teil völlig un­berück­sichtigt lassen. Die arbeits­rechtliche Verwaltung ist aber zentrales Thema. Unter­nehmen müssen wissen, ob Zusagen haftungs­rechtlich im Unter­nehmen bleiben oder ob Sie haftungs­befrei­end bei einem Aus­tritt eines Mitar­bei­ters mit­ge­geben werden konnten. Mög­lich ist diese ver­sicherungs­vertragliche Lö­sung nur bei Direkt­ver­sicherungen und Pen­sions­kassen­zusagen, die auf Basis einer beitrags­orien­tierten Leistungs­zusage erteilt wurden. Bei Beitrags­zusa­gen mit Mindest­leistung gibt es diese nicht.

Screenshot 10 zeigt die Anzahl der Direkt­ver­sicherungs­zusa­gen in der Ver­sorgungs­ordnung „TV/DV 3.63 AR“ (Namen und Vertragsnummern sind frei erfunden).

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Vertragsübersicht

Screenshot 10: Übersicht Direktversicherungen

Screenshot 11 zeigt die Ergebnisse einer Renten­anpassungs­prüfung.

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Rentenanpassung

 Screenshot 11: Übersicht Rentenanpassungen

Direktzusagen

Die Direktzusage ist noch immer die flexibelste Form der betrieblichen Alters­versor­gung. Und so manches Unter­nehmen, das die Direkt­zusage aufgrund der bilanziellen bisher ver­mie­den hat, könnte in Zukunft plötz­lich doch vor der Proble­matik stehen, Ver­sorgungs­verpflich­tungen bilanzieren zu müssen. Kleines Beispiel: Ent­geltum­wan­dlung über Unter­stützungs­kasse. Die garan­tierte Renten­steigerung ist im Ver­sicherungs­vertrag oft nicht rück­gedeckt, da man davon ausging, dass der Ver­sicherer diese Stei­gerung leicht erwirt­schaf­ten wird. Es dürfte schon strittig sein, ob dies nicht in der deutschen Handels­bilanz (zumindest im An­hang) ausge­wiesen werden müsste. Bei IFRS ist die Aus­weisung der Verpflich­tung bindend, wenn der Zusage keine kon­gruente – als incl. der 1%igen Renten­steigerung – Rück­deckungs­ver­sicherung vorliegt. Und somit ist die Ver­pflich­tung zu bilan­zieren.

Aber unab­hängig davon gibt es nicht wenige Unter­nehmen, die auch den Durch­führungs­weg der Direkt­zusage, die Sterbe-, Übergangsgeldregelungen oder Jubiläumszusagen haben. Also lang­fristige Personal­ver­pflich­tungen, die bilanziert werden müssen. Screen­shot 12 zeigt die versicherungs­mathe­matische Para­me­trierung einer Direkt­zusage.

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Parametrierung

Screenshot 12: Parameter für versicherungsmathematische Berechnung einer Zusage

Verwaltungsportale, die lediglich den versicherungs­technischen Teil einer Zusage ab­decken sind des­halb kaum aus­reichend. Ein Ver­waltungs­portal muss alle Durch­führungs­wege der bAV ab­bilden und verwal­ten können. Und es muss über ver­sicherungs­mathe­matische Reche­nkerne ver­fügen, um die Berech­nung der Ver­pflich­tun­gen direkt im Sys­tem durch­füh­ren und z.B. für die Zu­kunft realitäts­nah simu­lieren zu können. Screen­shot 11 zeigt die Rechen­ergeb­nisse einer Rück­stellungs­berech­nung.

Letztlich müssen die Verpflichtungen, die das Unter­nehmen ein­gegan­gen ist, den „reser­vier­ten“ Ver­mögens­wer­ten gegen­über­ge­stellt werden, so dass Finance zu jedem Zeit­punkt und für jede Zusa­ge auf „Knopf­druck“ den Aus­finanzierungs­grad fest­stellen kann.

Möglich ist das jedoch nur, wenn zu jedem Zeit­punkt auch der aktuelle Stand aller Ver­sorgungs­zusagen abge­bildet ist. Und genau das ist in einem PenTech der Fall. Womit sich sofort weitere Vor­tei­le offen­baren.

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Rückstellungen

Screenshot 13: Versicherungsmathematische Daten

Qualitätssicherung und Geschwindigkeit

Traditionell erfolgt der Datenabgleich z.B. zwischen Gutachter und Unter­nehmen über Excel-Schnitt­stellen, über die die Ver­änderungs­daten (Ein­tritte, Aus­tritte usw.) dem Gut­achter gemeldet werden. Dieser pflegt die Daten dann in seine in der Regel geschlos­senen Ver­waltungs- und Be­rech­nungs­systeme ein. Bei PenTechs wie bixie liegen diese Daten jedoch grund­sätz­lich aktuell schon für die ver­sicherungs­mathe­mati­schen Be­rech­nun­gen im System vor. Im Grunde muss der Gut­achter ledig­lich noch Prüf­routinen fahren, die jähr­lichen Para­meter einstellen. Und kann dann auf „Knopf­druck“ die Gut­achten als pdf oder Excel fertig­stel­len. Der Man­dant genau­so wie Wirt­schafts- oder Betrieb­sprüfer können die Be­rechnung­sergeb­nisse dann bis in jedes Detail (z.B. Renten­vektoren) nach­vollz­iehen.
 
Über automatisch generierte Mengengerüste können Ve­ränderun­gen bei den ein­zel­nen Popula­tions­grup­pen leicht und ein­fach nach­voll­zogen werden. Dies er­leich­tert Wirt­schafts­prüfern die Prüfungs­arbeit.

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Mengengerüst

 Screenhoot 14: Beispiel Reconciliation

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Mengengerüst

Screenhoot 15: Beispiel Mengengerüst

Verwaltung betriebliche Altersversorgung Cloud Rentenvektoren

Screenhoot 16: Beispiel Rentenvektoren

Jubiläen / Sterbe- und Übergangsgelder

Nicht wenige bAV-Zusagen enthalten auch Sterbe- und Übe­rgangs­gelder. Parallel exis­tie­ren oft Akti­ven­sterbe­gelder oder Jubi­läen. Auch diese Ve­rpflich­tun­gen können in bixie abge­bildet, verwal­tet und be­rech­net werden.

Zeitkonten, Unternehmensbeteiligungen

In Planung
 

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