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Was Personaler über die neue Informationspflicht der Betriebsrente wissen müssen

23.11.2017

Bisher müssen Arbeit­nehmer ein sogenanntes „berechtigtes Interesse“ nach­weisen, wenn sie eine Auskunft über den der­zeitigen Stand ihrer betrieblichen Alters­versorgung von ihrem Arbeit­geber erhalten wollen. Diese Bedingung fällt mit einer Gesetzes­änderung ab Januar 2018 weg. Ab dann haben Arbeit­nehmer ohne Angabe von bestimmten Gründen Recht auf Einblick in ihre Anwart­schaft der betrieblichen Alters­versorgung. 

Der zusätzliche Aufwand für Unter­nehmen mit bAV, den dieses Gesetz mit sich bringt, fällt recht unterschiedlich aus. Denn es kommt ganz darauf an, wie das jeweilige Unter­nehmen die bAV bisher gehand­habt hat. Für diejenigen, die bereits die gesamte Administration in ein bAV-Portal integriert haben oder bereits über jährliche Konto­auszüge ihre Mitarbeiter informieren, wird die Umstellung keinen großen Mehr­aufwand bedeuten. Für alle, die solche Prozesse in ihrem Unternehmen jedoch noch einführen wollen und oft gezwungener­maßen auch müssen, kommt ein erheblicher Aufwand hinzu.

Doch auch für diejenigen Unternehmen, die solche Prozesse bereits in ihre Firmen­struktur eingebaut haben, wird es einige neue Änderungen geben. Die Personal­abteilungen sind ab Januar 2018 dazu verpflichtet – je nach Art der Versorgungs­zusage – mehr und detailliertere Informationen über die zukünftige Rente ihrer Mitarbeiter heraus­zugeben. Beispiels­weise müssen Arbeit­geber auf Anfrage oder in jährlichen Konto­auszügen eine genaue Hoch­rechnung bis zum Renten­beginn ausstellen oder die eventuelle Veränderung der Anwart­schaft bei vorzeitigem Ende des Arbeits­verhältnisses erläutern.

Für große Unternehmen mit eigenen administrativen Portalen und genügend Ressourcen für ein ausreichendes Personal­management stellt dieser Mehraufwand natürlicher­weise eine kleinere Heraus­forderung dar als für mittel­ständische und kleine Unternehmen. Aber auch diese sind besser auf die kommende Informations­pflicht vorbereitet als womöglich im ersten Moment angenommen. Denn trotz erweiterter Informations­pflicht und dem Wegfall des berechtigten Interesses – das ohnehin schon sehr niedrig­schwellig angesetzt war -, wird eine detaillierte Auskunft über die Renten­situation haupt­sächlich in dem Fall einer Beendigung des Arbeits­verhältnisses verlangt. Und dies passiert üblicher­weise in keinem derartigen Ausmaß, das Personal­abteilungen überfordert.

Eine kleine Unsicherheit besteht jedoch noch bei bAV-Online-Portalen. Denn die noch nicht vollkommen geklärte Frage ist, ob ein Portal mit geschütztem Zugang ausreicht, um der gesetzlichen Informations­pflicht zu genügen. Bislang sagt das Gesetz, dass eine reine Darstellung im Internet alleine nicht ausreicht, wohingegen E-Mails sehr wohl reichen. Ob also auch eine E-Mail, die zu einem geschützten Portal verweist, nun genügt oder nicht, muss noch geklärt werden. 

Fest steht – ob Sie nun Personaler eines großen, mittel ständischen oder kleinen Unternehmens sind -, dass Sie sich jetzt schon mit der neuen Informations­pflicht aus­einander­setzen sollten, damit Sie auf Anfragen Ihrer Mit­arbeiter kompetent reagieren können. Auch die Frage, ob Online-Portale wie das cloud­basierte Verwaltungs­system bixie zur sicheren und schnellen Administration solcher Aufgaben für Ihr Unter­nehmen sinnvoll sind, sollte vor dem Inkraft­treten des neuen Gesetzes gestellt werden. 

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