Was Personaler über die neue Informationspflicht der Betriebsrente wissen müssen
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Bisher müssen Arbeitnehmer ein sogenanntes „berechtigtes Interesse“ nachweisen, wenn sie eine Auskunft über den derzeitigen Stand ihrer betrieblichen Altersversorgung von ihrem Arbeitgeber erhalten wollen. Diese Bedingung fällt mit einer Gesetzesänderung ab Januar 2018 weg. Ab dann haben Arbeitnehmer ohne Angabe von bestimmten Gründen Recht auf Einblick in ihre Anwartschaft der betrieblichen Altersversorgung.
Der zusätzliche Aufwand für Unternehmen mit bAV, den dieses Gesetz mit sich bringt, fällt recht unterschiedlich aus. Denn es kommt ganz darauf an, wie das jeweilige Unternehmen die bAV bisher gehandhabt hat. Für diejenigen, die bereits die gesamte Administration in ein bAV-Portal integriert haben oder bereits über jährliche Kontoauszüge ihre Mitarbeiter informieren, wird die Umstellung keinen großen Mehraufwand bedeuten. Für alle, die solche Prozesse in ihrem Unternehmen jedoch noch einführen wollen und oft gezwungenermaßen auch müssen, kommt ein erheblicher Aufwand hinzu.
Doch auch für diejenigen Unternehmen, die solche Prozesse bereits in ihre Firmenstruktur eingebaut haben, wird es einige neue Änderungen geben. Die Personalabteilungen sind ab Januar 2018 dazu verpflichtet – je nach Art der Versorgungszusage – mehr und detailliertere Informationen über die zukünftige Rente ihrer Mitarbeiter herauszugeben. Beispielsweise müssen Arbeitgeber auf Anfrage oder in jährlichen Kontoauszügen eine genaue Hochrechnung bis zum Rentenbeginn ausstellen oder die eventuelle Veränderung der Anwartschaft bei vorzeitigem Ende des Arbeitsverhältnisses erläutern.
Für große Unternehmen mit eigenen administrativen Portalen und genügend Ressourcen für ein ausreichendes Personalmanagement stellt dieser Mehraufwand natürlicherweise eine kleinere Herausforderung dar als für mittelständische und kleine Unternehmen. Aber auch diese sind besser auf die kommende Informationspflicht vorbereitet als womöglich im ersten Moment angenommen. Denn trotz erweiterter Informationspflicht und dem Wegfall des berechtigten Interesses – das ohnehin schon sehr niedrigschwellig angesetzt war -, wird eine detaillierte Auskunft über die Rentensituation hauptsächlich in dem Fall einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses verlangt. Und dies passiert üblicherweise in keinem derartigen Ausmaß, das Personalabteilungen überfordert.
Eine kleine Unsicherheit besteht jedoch noch bei bAV-Online-Portalen. Denn die noch nicht vollkommen geklärte Frage ist, ob ein Portal mit geschütztem Zugang ausreicht, um der gesetzlichen Informationspflicht zu genügen. Bislang sagt das Gesetz, dass eine reine Darstellung im Internet alleine nicht ausreicht, wohingegen E-Mails sehr wohl reichen. Ob also auch eine E-Mail, die zu einem geschützten Portal verweist, nun genügt oder nicht, muss noch geklärt werden.
Fest steht – ob Sie nun Personaler eines großen, mittel ständischen oder kleinen Unternehmens sind -, dass Sie sich jetzt schon mit der neuen Informationspflicht auseinandersetzen sollten, damit Sie auf Anfragen Ihrer Mitarbeiter kompetent reagieren können. Auch die Frage, ob Online-Portale wie das cloudbasierte Verwaltungssystem bixie zur sicheren und schnellen Administration solcher Aufgaben für Ihr Unternehmen sinnvoll sind, sollte vor dem Inkrafttreten des neuen Gesetzes gestellt werden.